Hoe maak ik beleid?
Beleid maken bestaat uit verschillende stappen.
- Bepalen missie
- Bepalen visie
- Stellen doelen lange termijn (5 jaar)
- Stellen doelen korte termijn (1 – 2 jaar)
- Opstellen plan om de doelen te halen (strategisch plan)
Bovenstaande stappen gelden niet alleen voor de gehele vereniging. Elke commissie heeft belang bij een goed beleid. Alleen voor dat van de commissie. Uiteraard moet dat dan wel binnen het verenigingsbeleid vallen.
Het klinkt als veel werk en dat is het ook. Maar een vereniging die de ambitie heeft om op een ‘hoger plan’ te komen zal hier echt in moeten investeren. En dan niet alleen het bestuur maar ook de commissies.
Waar begin ik?
Heb je nog geen missie en visie? Dan is de eerste stap die je zet het aanwijzen van een begeleider/coordinator. Deze persoon gaat de sessies organiseren die uiteindelijk een missie en visie opleveren. Dit is bij voorkeur niet iemand binnen het bestuur. Als bestuur moet je namelijk met elkaar de missie en visie gaan bepalen. Dat is lastig als je ook nog de sessie voorzit. De begeleider luistert, schrijft, zorgt dat iedereen aan het woord komt en vat uiteindelijk de sessie samen.
Bepaal van te voren hoeveel sessies je wilt houden. Uiteindelijk is de laatste sessie het daadwerkelijk opstellen van de missie en de visie. In de sessies daarvoor ben je bezig met het bepalen van wie je bent en waar je voor staat. In mijn volgende blog ga ik dieper in op een missie en visie opstellen.
Plan de sessies. Zet ze vast in de agenda. Laat zo een sessie niet samenvallen met een gewone vergadering.
Zorg dat je als bestuur eerst de missie en visie hebt bepaald voordat commissies aan de slag gaan. Zoals gezegd. De missie en visie van een commissie moet aansluiten op de missie en visie van de vereniging.
Doelen stellen.
Doelen kun je pas stellen als je missie en visie zijn bepaald. Dan weet je namelijk wat je moet doen om je visie te verwezenlijken. Doelen stellen is een terugkerend element in de taken van het bestuur en de commissies. Als het goed is dan wordt een doel namelijk gerealiseerd. Ook veranderen de omstandigheden zodat doelen moeten worden bijgesteld of opnieuw moeten worden bepaald. Ook is het belangrijk om tussentijds te toetsen. Liggen we nog op schema? Halen we het doel of moeten we bijstellen? En waarom?
Prik als bestuur een vaste periode. Laat het samenvallen met het opstellen van de begroting. Want aan een doel zijn vaak kosten verbonden die je in je begroting wilt meenemen.
Strategisch plan
Wat moet er allemaal gebeuren om het doel te realiseren? Niets meer, niets minder. Het doel moet realistisch en uitvoerbaar zijn. Is dat het geval dan zal het plan zich bijna vanzelf schrijven. Stel kleine subdoelen op die elkaar opvolgen in de tijd. Wat moet wanneer gebeuren om het doel te realiseren? Kleine subdoelen zorgen niet alleen voor snel succes als ze gerealiseerd zijn. Ze zorgen er ook voor dat je niet wordt afgeschrikt door de hoeveelheid werk. En het is makkelijker om te bepalen of je op schema zit of niet.